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 이 책은?
SEND 버튼을 누르기 전에 반드시 확인하라!
상대가 원하는 이메일을 보내야 성공한다!
성공하는 직장인의 이메일 100 활용 가이드
동전의 양면, 아무도 알려주지 않는 이메일의 힘
이메일은 인류가 20세기 막바지에 발명한 새로운 정보교환용 매체로, 언제부터인지 우리의 일상이 되었다. 이메일이 없던 시절에는 어떻게 일을 했을까 싶을 정도로 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션의 수단으로 큰 각광을 받고 있다. 언제 어느 때나 별도의 비용 없이 전세계 사람들과 연락을 주고받을 수 있어 시간과 비용을 절약할 수 있기 때문이다.
그럼 이메일은 우리에게 편리함만 주는 도구일까? 동전의 양면처럼 이메일로 인해 파생되는 문제 역시 만만치 않다. 왜 상대방은 내 진심을 몰라주고 오해하는 것일까? 왜 이메일을 주고받으면 받을수록 서로 감정이 상하는 것일까? 전체 메일은 왜 뜻하지 않은 사고로 이어지는 것일까? 참조나 숨은 참조는 왜 자꾸 문제를 일으킬까? 이메일을 주고받는 동안 일이 진척되는 것이 아니라 오히려 점점 복잡해지고 어려워지는 경험을 한 적이 있을 것이다. 차라리 이런 소통의 문제는 해결이 가능하다. 이메일이 생긴 순간부터 사람들은 이 매체를 잘못 사용한 대가를 치르고 있다. 1992년 윌리엄 모리스 에이전시 사건, 엔론파산 사태, 바이옥스 소송, 2005년 8월말 미국 카트리나 참사 때 미연방 재난관리청장의 어이없는 메일 등 이메일로 인해 책임을 지고 현직에서 물러나거나 심지어 감옥에 가는 참담한 결과가 생기고 있다.
이 모든 것이 이메일의 본질과 힘을 알지 못하고 있기 때문이다. 수많은 이메일을 주고받으면서도 정작 이메일의 기능과 속성에 대해 무지하기 때문에, 자신의 의사를 어떻게 전달하는지 알지 못하고 자신이 원하는 결과를 이끌어내지 못하는 것이다.
이 책은 무엇보다도 이메일의 본질을 꼼꼼히 파헤치며 이메일 사용자들이 흔히 겪는 상황을 예리하게 분석하면서 원인과 대응방안을 제시한다. 진심을 전하고 상대방의 마음을 움직이는 방법부터 흔히 저지르는 실수를 바로잡는 일까지 다양한 조언을 제시하며, 일반적인 이론이 아니라 실제 사례 중심으로 이메일 실제 작성법을 가르쳐준다.
이메일 기능을 파악하고 라이팅 전략을 세워라
이메일을 작성하는 사람들은 흔히 내용에만 몰두할 뿐 이메일 기능에 대해서는 거의 생각하지 않는다. 프로그램에 자동적으로 설정된 수신인, 참조, 숨은 참조, 제목에 해당사항을 입력하고 나서 버튼만 누르면 된다고 생각한다. 하지만 기능을 어떻게 활용하는지에 따라 그 결과는 천차만별이다. 누군가에게 그 사람의 상사를 참조인으로 해서 칭찬 이메일을 보낸다면 칭찬의 효과가 배가되는 반면, 그 사람의 상사를 참조인으로 해서 불만 이메일을 보내면 훨씬 강도 높은 비난이 되는 것이다. 숨은 참조도 제대로 활용하면 상대방을 자극하지 않고 변호사나 제3자에게 정보를 전달하는 역할을 톡톡히 해낸다. 이렇듯이, 수신인, 참조, 숨은 참조, 제목, 첨부, 긴급 이메일, 이메일 확인 알림 등 이메일의 A부터 Z까지 그 기능을 제대로 활용할 수 있어야 의사소통이 원활해진다. 무엇보다도 수신인과 자신의 관계를 제대로 파악하여, 단어를 신중하게 선택해야 한다. 깊이 고민하지 않아도 용건이 무엇인지 알 수 있도록 명확하게 작성해야 하며, 이메일은 전자기록으로서 일회성이 아니라 영원히 남을 수 있는 문서라는 사실도 명심해야 한다.
SEND버튼을 누르기 전에 반드시 확인하라
형편없는 이메일을 보내 상대방을 기함시키거나 실수로 엄청난 거래를 날리는 일도 허다하다. 당장의 분노를 참지 못하고 자신의 감정을 쏟아낸 이메일을 보내 상대방과의 관계가 회복할 수 없는 상태가 되는 일도 많다. 이메일이 의사소통을 원활하게 하기 위한 도구임을 생각해볼 때, 순간의 실수로 이메일을 잘못 보내면 자신에게 주어진 기회를 놓치는 동시에 자신을 향해 되돌아오는 부메랑을 맞게 될 것이다.
지나친 감정표현을 자제하고, 다음 4가지 사항을 염두에 둔다면 이메일로 인한 모든 걱정이 사라질 수 있다.
Simple - 간결하게 | 이메일이 간결하기 않다면 혼란을 일으킨다. 전하고자 하는 내용을 해치지 않으면서 군더더기 단어나 문장을 최대한 쳐내라.
Effective - 효과적으로 | 효과적으로 만들기 위해 최선을 다하라. 이메일을 보낼 때는 처음부터 정확해야 한다. 그 사람과 다시 연락할 기회를 얻지 못할 수도 있기 때문이다.
Necessary - 필요한 사항을 | 자신이 쓴 이메일이 필요하지 않다면 삭제하라. 정말 꼭 알아야 할 사항이 아니면 물어보지 마라. 조직에서 직위가 높을수록 이 원칙에 유의하라.
Done - 실행하라 | 이메일로 상대방에게 어떤 일을 지시한다면, 그리고 그 이메일을 받고 상대방이 업무를 진행하기 바란다면 ‘보내기’를 클릭하기 전에 생각하라. “나는 이 일을 진행시키려고 하는 것인가, 아니면 내 책상에서 치워버리려고만 하는 것인가?”
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| 목차보기
추천사_아무도 알려주지 않았던 이메일의 힘
[01 왜 이메일을 잘 쓰기가 힘들까]
이메일을 잘못 쓰면 엄청난 결과를 초래한다 | 이메일을 효과적으로 써보자 | 이메일의 어조에 주의하라
[02 이메일은 언제 써야 하는가]
형식이 내용을 지배한다 | 가장 어울리는 통신수단
1 이메일
이메일을 사랑할 수밖에 없는 7가지 이유 | 이메일을 쓰면 안 좋은 8가지 이유 |PDA사용자를 위한 필수 에티켓
2 무조건 이메일을 고집하지는 말라
편지는 소중한 가치를 전한다 |공룡은 사라져도 팩스는 사라지지 않는다 |전화 한 통이면 해결될 일일텐데…… |실시간으로 오가는 문자와 인스턴트 메시지 |장단점을 고려해 현명하게 골라쓰라 |찾아가서 만나라 |침묵은 금이다
[03 이메일을 샅샅이 뜯어보자]
1 수신인
수신인이 너무 많으면 배가 산으로 간다 |수신인란과 참조란을 구별하라 |개인 이메일 주소는 노출시키지 말라 |가장 적절한 이메일로 보내라 |직책이 높은 사람부터 적어라
2 참조
참조란을 제대로 활용하라 |참조란의 정치학 |사기를 북돋우는 사용법 |참조인을 누구로 할 것인가 | 이메일 공개가 불러오는 파장 |CEO에게 주는 조언 |참조인의 정체를 밝혀라 |전체답장은 어떻게 써야 하는가
3 숨은 참조
숨은 참조로 신뢰감 보여주기 |회사 외부의 일을 진행할 때 |상대방을 자극하지 않고 제3자에게 정보 전달하기
4 보낸 사람
5 제목
제목란을 활용하라 |PDA 이메일은 제목을 짧게 써라 |내용에 맞게 제목을 바꿔라 |끝없는 답장 |과장된 제목을 쓰지 말라 |제목과 내용을 이어쓰지 말라 |잘 쓴 제목 하나가 상황을 바꾼다
6 첨부하기
첨부파일을 자제하라
7 긴급 이메일, 이메일 확인 알림, 점검 이메일
8 서체, 글자 크기, 글자색
가독성을 추구하라
9 서두
호칭은 자연스럽고 정중하게 |존칭, 경칭 |친근함과 무례함을 구별하라 |성별을 모를 때 |수신인이 여러 사람이라면 |꼭 이름을 부를 필요는 없다 |성은 빼고 이름만으로 부르기 |친한 척하는 사람에게 거리두기 | 예전의 관계로 돌아가기 |인사말 없는 이메일
10 끝맺음
맺음말 |서명이 알려주는 것들 |서명 블록 |면책 단서
[04 완벽한 이메일 쓰기]
1 적절한 단어 선택
단어가 모든 것을 말해준다 |수신인과 나의 관계를 파악하라 |단어를 신중하게 선택하라
2 오자
헷갈리는 철자는 반드시 확인하라
3 문법
문체의 힘을 인식하라
4 구두점
점 하나로 의미가 뒤바뀔 수 있다
5 문단
문단은 짧게 써라
6 축약
문장도 날씬할 필요가 있다
7 대문자
대문자와 소문자는 때에 맞게 가려써라
8 이모티콘
9 약어, 약자
10 모든 문장이 갖춰야 할 것: 진실
이메일에 겸손과 진실을 담아라
[05 6가지 필수 이메일 양식]
1 요청 이메일 쓰기
도를 넘는 부탁을 삼가라 |정확한 상황판단 |이메일 외의 방법을 고려한다 |제목을 분명하게 쓰라 | 소개한 사람을 밝혀라 |한 가지에 집중하라 |짧게 쓰라 |그렇다고 또 너무 짧게 쓰지는 말고 | 눈에 띄게 쓰라 | 작은 부탁으로 시작하라 |솔직하라 |상대방의 사정을 고려하라 |공손하라 | 부드럽게 재촉하라 | 무의식 중에 요청하지 않도록 조심하라 |품위 있게 물러나라 |효과적으로 요청하라
2 답장 이메일 쓰기
답장의 어려움 |경과를 보고하라 |나쁜 소식은 빨리 전하라 | 그렇다고 너무 빨리 전하지는 말라 | 나서지 말아야 할 때도 있다 | 답장을 하지 않는 것이 가장 설득력 있는 답장일 수도 있다 | 이메일 왕래를 마무리해야 하는 경우 |답장이 너무 늦어졌을 때 |화해하기 |초조감 덜어주기 |조의를 표하기 |초대하기 | 부재중 설정하기 |재정렬하기 |균형 맞추기
3 간단한 정보를 전달하는 이메일 쓰기
4 감사 이메일 쓰기
행위에 걸맞는 감사를 표하라 |정확한 목표를 맞혀라 |용건은 한 번에 한 가지만 |부탁은 부탁이다 | 법석 떨지 말라
5 사과 이메일 쓰기
사과는 진심을 담아야 한다 | 반드시 이메일로만 사과할 필요는 없다
6 인간관계 돈독하게 만드는 이메일 쓰기
[06 이메일에서 지나친 감정 표현을 자제하라]
1 분노
공격형 이메일의 파장
2 비꼬기
비꼬는 전략은 성공하지 못한다 |상대의 자존심을 건드리는 비꼬기
3 이중성
4 치사한 행동에 관한 몇 마디 조언
5 난처한 상황에 처하지 않으려면
[07 이메일은 당신을 감옥으로 보낼 수도 있다]
1 무고한 사람도 의심하게 만드는 이메일
2 나중에 골칫거리가 될 질문형 이메일
3 재미로 보내서도 안 되는 이메일
4 돌려보지 말아야 할 이메일
5 보관하면 안 되는 이메일
삭제하든 보관하든 일관성이 중요하다
6 의문이 들 때
[08 S.E.N.D. : 간결하게 효과적으로 필요한 사항을 실행하라]
[09 마지막 당부 : 상대방이 원하는 이메일을 보내라]
* 부록: 이메일 헤더 읽는 법
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2008-01-21
